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Politique de confidentialité

Politique de protection des données à caractère personnel pour les Maîtres d’art – Elèves

 

1.Dispositions générales

1.1 Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Par la suite, et pour implémenter les modifications du RGPD, la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et libertés a fait l’objet d’une modification par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 par l’ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018 relative à la protection des données.

La réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel s’entend ainsi des textes suivants :

  • le RGPD ;
  • la loi Informatique et libertés à jour des textes précités ;
  • les recommandations de la Cnil.

L’article 12 du RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

 

1.2 DÉFINITIONS

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • le « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale qui détermine les finalités et moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est l’Institut National des Métiers d’Art (ci-après « INMA »)
     
  • les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement, par référence aux données à caractère personnel qui font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement, c’est-à-dire, dans le cadre de la présente politique, l’ensemble des interlocuteurs de l’INMA intervenants pour la gestion des Maîtres d’art – Élèves (collaborateurs ou dirigeants) ;
     
  • « donnée à caractère personnel » : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée) ; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
     
  • « données enrichies » : les données à caractère personnel enrichies s’opposent à la notion de données à caractère personnel « brutes » fournies par la personne concernée. Il s’agit des données qui sont générées par le responsable du traitement. Il peut également s’agir de données déduites et/ou dérivées créées par le responsable du traitement sur la base des données « fournies par la personne concernée » ;
     
  •  « traitement de données à caractère personnel » : toute opération ou ensemble d'opérations effectués ou non à l'aide de procédés automatisés et appliqués à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que le verrouillage, l'effacement ou la destruction ;
     
  • « violation de données à caractère personnel » : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.
1.3 OBJET

Pour satisfaire à la mise en œuvre des Maîtres d’art – Élèves, l’INMA est tenue de mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel relatifs aux candidats et Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art. 

La présente politique a pour objet de satisfaire à notre obligation d’information et de rappeler les droits dont disposent de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art s’agissant du traitement de leurs données à caractère personnel.

1.4 PRINCIPES GÉNÉRAUX

Aucun traitement n’est mis en œuvre par notre entreprise concernant des données vous concernant s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art par le biais d’une modification de la présente politique.

2. IDENTIFICATION DES TRAITEMENTS

2.1 CATEGORIE DE DONNÉES COLLECTÉES ET ORIGINE DES DONNÉES

Les données sont essentiellement collectées directement auprès des candidats et Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.

En conséquence, nous ne collectons et n’utilisons que les données nécessaires à la mise en œuvre des Maîtres d’art – Élèves, à savoir :

  • identité du ou des interlocuteurs en charge d’un dossier ou contactés à des fins de prospection (ex : civilité, nom, prénom) ;
  • coordonnées professionnelles du ou des interlocuteurs en charge d’un dossier ou contactés à des fins de prospection (ex : e-mail professionnel, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel fixe ou mobile, numéro fax) ;
  • informations professionnelles du ou des interlocuteurs en charge d’un dossier ou contactés à des fins de prospection (ex : poste, grade, fonction) ;
  • données techniques selon les cas d’usage (données d’identification ou de connexion telles qu’adresse IP ou logs) ;
  • images du ou des interlocuteurs en charge d’un dossier ou contactés à des fins de prospection (ex : dans le cas d’un accès à nos locaux).
2.2 FINALITÉ DES TRAITEMENTS

Finalités

Commentaire

Gestion des candidatures

Nous traitons les données des candidatures des candidats soumissionnant pour devenir Maître d’art ou Élève de Maître d’art (Suivi des candidatures, évaluation du dossier du candidat et convocations à des entretiens)

Facturation, paiement et comptabilité

Nous traitons les données de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art dans le cadre de la facturation et du paiement des commandes effectuées.

Gestion de la relation Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art

Nous traitons les données de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art afin de communiquer avec eux dans le cadre de questions qu’ils seraient susceptibles de nous poser à l’occasion de l’exécution en cours ou future d’un contrat avec notre entreprise.

Réalisation de statistiques

Nous sommes susceptibles d’effectuer des statistiques s’agissant des données de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.

Promotion des Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art

Nous sommes susceptibles de réaliser la promotion de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.
2.3 DURÉES DE CONSERVATION

Nous définissons la durée de conservation des données de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et, à défaut, en fonction de nos besoins.

Par principe, les données relatives à nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art doivent être conservées pendant le temps strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Plus précisément, nous nous engageons à respecter les durées de conservation suivantes : 

Traitement

Durée de conservation

Candidatures de Maître d’art ou Élève de Maître d’art

Destruction immédiate si le candidat n'est pas retenu ni pour ni pour l’appel à candidature concerné ni dans le cadre d'une future sélection.

Contrats

5 ans à compter de leur conclusion

10 ans pour les contrats conclus par voie électronique de plus de 120 euros

Données techniques

1 an à compter de leur collecte

Cookies

13 mois

Les durées indiquées dans le tableau précédent sont nécessairement prolongées pour la durée légale de prescription à titre de preuve en cas de litige. Dans cette dernière hypothèse, la durée de conservation est rallongée pour toute la durée du litige.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisé, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de pré-contentieux et contentieux.

Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’INMA n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

2.4 BASE LÉGALE

Les traitements mis en œuvre par l’INMA au titre de la présente politique ont tous pour base légalement l’exécution du contrat avec les Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.

2.5 DESTINATAIRE DES DONNÉES

Les destinataires des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’INMA que des organismes extérieurs.

Nous veillons à ce que les données collectées et traitées dans le cadre de nos relations avec nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art ne soient accessibles qu’à des destinataires internes et externes habilités, et notamment, aux destinataires suivants :

  • le personnel des services compétents habilité à gérer la relation avec nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art et leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel des services supports, soit les services administratifs, les services logistiques et informatiques et leurs responsables hiérarchiques ;
  • nos prestataires ou services supports (ex : prestataire informatique) ;
  • les autorités compétentes au cas où nous serions tenus de partager certaines données à des auxiliaires de justice, à des services chargés de procédures internes de contrôle, etc. ;

S’agissant des destinataires internes, nous décidons quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation et nous assurons qu’ils sont soumis à une obligation de confidentialité.

S’agissant des destinataires externes, nous vous informons que les données à caractère personnel de de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art pourront ainsi être communiquées à certains de nos prestataires ou à toute autorité légalement habilitée à en connaître (autorités fiscales et sociales notamment). Dans ce cas, l’INMA n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

3. GESTION DES DROITS DES PERSONNES

3.1 DROIT D’ACCÈS ET DROIT DE COPIE

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art disposent d’un droit de demander à l’INMA la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art disposent également d’un droit d’accès à ses données, soit le droit d’obtenir communication de l’ensemble des informations relatives au traitement de ses données à caractère personnel.

Dans une telle hypothèse, nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art doivent formuler leur demande eux-mêmes et il ne doit exister aucun doute quant à son identité. À défaut, l’INMA se réserve le droit de solliciter la communication de tout élément permettant leur identification, tel que notamment la copie d’une pièce d’identité.

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art disposent ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’INMA. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’INMA pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.

Si nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. 

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art sont informés que ce droit d’accès ne peut pas porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser la bonne exécution de nos services.

3.2 DROIT DE RECTIFICATION

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art disposent également d’un droit à la rectification de leurs données. À ce titre, nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art sont informés que l’INMA ne procédera à aucune modification dite de « confort », seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.

3.3 DROIT A L'EFFACEMENT

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art ne peuvent invoquer le droit à l’effacement s’agissant de leurs données lorsque le contrat a été résilié et n’a plus d’effet entre notre entreprise et les Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.

3.4 DROIT A LA LIMITATION

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art sont informés qu’il ne dispose pas du droit à la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’NMA est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat.

3.5 DROIT A LA PORTABILITÉ

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où les conditions requises par la réglementation applicable ne sont pas remplies s’agissant du traitement que nous faisons de leurs données à caractère personnel.  

3.6 EXERCICE DES DROITS DE NOS INTERLOCUTEURS

Pour pouvoir exercer leurs droits, les Maîtres d’art et Elèves de Maître d’art doivent nous contacter soit par écrit soit par voie postale soit par email aux adresses suivantes :

  • Adresse électronique :  rgpd@inma-france.org
  • Adresse postale : INMA – Référent RGPD – 14 rue du Mail – 75002 PARIS

Nous faisons notre possible pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, au mieux, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Toutefois, dans le cas où le traitement des demandes s’avérerait complexe ou que nous ferions face à un nombre élevé de demandes d’exercice de droits simultanément, le délai du traitement pourrait être porté à deux mois.

4. DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES

4.1 SOUS-TRAITANCE

Nous sommes susceptibles de faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art.

Au sens du RGPD, le sous-traitant s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’INMA travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de l’INMA.

Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Nous nous engageons à signer avec tous nos sous-traitants un contrat écrit et leur imposons les mêmes obligations en matière de protection des données que celles que nous nous imposons. De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de nous assurer de leur respect des dispositions du RGPD.

4.2 REGISTRE DES TRAITEMENTS

Nous nous engageons, en notre qualité de responsable du traitement, à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées lorsque la loi nous l’impose.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’INMA en tant que responsable du traitement.

Nous nous engageons à fournir à la Cnil, à première demande, les renseignements lui permettant de vérifier la conformité des traitements à la réglementation informatique et libertés en vigueur.

4.3 MESURES DE SECURITE

Nous mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :
  • gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
  • mesures de sauvegarde interne ;
  • processus d’identification ;
  • conduite d’audits de sécurité ;
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

4.4 VIOLATION DE DONNÉES

Nous nous engageons à notifier à la Cnil toute violation de données que nous pourrions subir dans les conditions prescrites par la réglementation en matière de données à caractère personnel.

Nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art sont informés de toute violation de données qui pourrait porter un risque élevé pour leur vie privée.

5 CONTACTS

5.1 RÉFÉRENT A LA PROTECTION DES DONNÉES

Nous avons désigné un référent à la protection des données qu’il est possible de contacter aux coordonnées suivantes pour toutes questions relatives au traitement des données :

  • Adresse électronique : rgpd@inma-france.org
  • Adresse postale : INMA – Référent RGPD – 14 rue du Mail – 75002 PARIS
5.2 DROIT D'INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL

Nos Maîtres d’art et Élevés de Maître d’art disposent d’un droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, dès lors qu’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la réglementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

5.3 ÉVOLUTION

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance de nos Maîtres d’art et Élèves de Maître d’art par tout moyen que nous choisirons en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

5.4 POUR PLUS D'INFORMATIONS

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre délégué/référent à la protection des données à l’adresse électronique suivante : rgpd@inma-france.org .

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.